Nuevo DIMM para el IVA 14%

En esta entrada quiero informar que a partir del 8 de julio del 2016, habrá una nueva actualización del DIMM formularios que el SRI está preparando; esto en vista de que el alza del IVA al 14% requiere algunos ajustes y la implementación de nuevos casilleros que contemplarán los nuevos requerimientos. Por lo que advierto que no será posible hacerlo correctamente con la versión última publicada el 23 de mayo del 2016, si usted procede o ya hizo declaración con esta versión se requerirá realizar una declaración sustitutiva posterior con la nueva versión que será publicada en la fecha indicada, por lo que se recomienda estar pendiente de este evento.

         También conviene leer la siguiente publicación en lo referente a preguntas que usted puede querer conocer sobre el IVA 14%.

http://www.sri.gob.ec/DocumentosAlfrescoPortlet/descargar/d9995fcc-d747-4e0b-a1db-3790774fb5a5/PREGUNTAS+FRECUENTES+NUEVA+TARIFA+IVA+Y+PROCEDIMIENTO+PARA+FACTURAS.pdf

         En el siguiente video podrá ver aspectos sobre los requisitos que deben cumplir los comprobantes de venta para el 14%.

            Es todo, espero sea de utilidad.


Atentamente,


MILTON CACHIPUENDO
ServySistem Online
Ibarra - Ecuador
Cel. 0986 104-104

IVA 14% Calendario de Vigencia y Tareas a Realizar

Esta entrada pretende explicar de manera clara como enfrentar este cambio de tarifas de IVA, indicar los aspectos técnicos relacionados a los sistemas computarizados, esclarecer cuales pueden ser las dificultades a la hora de cambiarnos entre tarifas y dar una visión de lo que usted como usuario del software debe hacer.

     Sin ánimo de intranquilizar, los aspectos que voy a revelar servirán como punto de partida para que tanto profesionales técnicos en computación, programadores y usuarios de los sistemas conozcan en detalle los procesos involucrados en esta modificación de tarifas. Algunos usuarios podrán decir que es una tarea sencilla que solo consiste en cambiar un valor o una tabla y preguntarse ¿que de complicado tiene hacerlo?, pero debo decir que para quienes desarrollamos software este cambio puede implica realizar una exaustiva revisión de miles de líneas de código, cambiar reportes, rediseñar ventanas, incluso modificar estructuras de bases de datos y hacer pruebas, procesos que pueden resultar costosos y no viables en algunos casos.

    La solución dependerá del software que usted esté utilizando, también del tipo de servicio técnico contratado y de la seriedad de su proveedor. De todas maneras es recomendable que en la medida de lo posible se ponga en contacto con su proveedor para que le explique como lo resolverán.

     Entonces pasemos a ver los aspectos técnicos relacionados.


Cálculo del IVA
En un principio debemos conocer como se calcula el IVA, lo más ilustrativo es hacer un ejemplo. Supongamos que comercializamos un bien o un servicio cuyo valor  sin IVA es $ 100 y estamos facturando hoy 23 de mayo del 2016, fijándonos en la tarifa de la tabla anterior debemos aplicar el 12%,  por lo que 100x0.12 es $12; entonces el total de la factura será 100+12=112.

     El mismo producto facturado el 1 de junio del 2016 debería aplicar la tarifa 14%, entonces 100x0.14 es $14; entonces el total de la factura será 100+14 =$114.
 
     Como veremos el costo del bien o servicio comercializado en si no cambia, pero si el IVA. Debemos entender las empresas comercializadoras de productos, que esto no representan un incremento del factor costo porque este IVA que en principio se paga al proveedor en la compra, se recupera en la venta al cliente. Por lo que, a la hora de reestablecer el Precio de Valor al Público (repreciar el PVP) entre tarifas, debe hacerse con prudencia y el reajuste debería en el mejor de los casos hacerse sobre el impuesto.

     Un error de algunas empresas al calcular el PVP, es considerar al IVA dentro del costo del producto, sumarle un porcentaje de margen de ganancia y así obtener el PVP. Cuando lo correcto es obtener el costo de compra sin IVA, sumarle el margen de ganancia y a esta sumatoria tarifarle el IVA en vigencia.

    Un cálculo inverso para obtener el costo de un producto a partir del PVP es simplemente dividirlo para 1+tarifa, es decir si un producto tiene un PVP de $112 su costo es 112/1.12=100, este proceso se denomina desglosar.

    De lo anterior deducimos que el incremento del PVP  entre las tarifa 12% y 14%  es $2,oo de IVA y que es posible desglosar su costo a partir del mismo PVP si se conoce que  tarifa se aplicó.


Repreciación del PVP.

El proceso que implica calcular el nuevo PVP en función del PVP anterior le denominamos repreciación, planteemos la siguiente fórmula útil para repreciar productos, y para el ejemplo tratado sobre el cambio del 12% al 14%, sería así:

PVP Nuevo = PVP/1.12 + PVP/1.12*0.14
PVP Nuevo = 112/1.12 + 112/1.12*0.14
PVP Nuevo = 114

    Como podrá observar este proceso no es tan complicado ejecutar si el número de productos a calcular no sobrepasan los 200, pero si se trata de miles de productos que pueden existir en una farmacia, ferretería, papelería o micromercado  la tarea se vuelve interminable y si a esto le consideramos que algunas empresas manejan varias tipos de precios al mismo producto, entonces esto esto si que se complica.

     En una encuesta realizada a nuestros clientes en la categoría de restaurantes, bares y kioscos han mencionado que no alterarán los PVP con la finalidad de mantener sus precios competitivos y considerando que la afectación es de solamente 2 centavos por cada dolar facturado.

Redondeo del PVP.

Algunas empresas especialmente micromercados y ferreterías establecen el PVP a valores útiles y comercialmente atractivos para el cliente, por ejemplo: Jabón Prot 110gX3 a $2.95, Pasta Dental Trid 75g a $1.10, de tal manera que su PVP se redondea a 5 centavos y es fácil para dar el cambio. Ahora aplicando la fórmula de la repreciación tendremos:

PVP Nuevo = 2.95/1.12 + 2.95/1.12*0.14
PVP Nuevo = 2.63 + 0.37
PVP Nuevo = 3
PVP Redondeado a 5 centavos = 3

PVP Nuevo = 1.10/1.12 + 1.10/1.12*0.14
PVP Nuevo = 0.98 + 0.14
PVP Nuevo = 1.12
PVP Redondeado a 5 centavos = 1.15

     Observamos en el primer caso y coincidencialmente se obtuvo un PVP correctamente redondeado a 5 cinco centavos; para el segundo se calculó $1.15 lo cual incrementa nuestras ganancias pero el producto puede perder competitividad y no puede ser tampoco $1.10 porque estaríamos asumiendo el incremento del IVA; entonces se debe plantear preguntas decisivas al respecto, este es otro aspectos técnico a contemplar a la hora de ejecutar repreciaciones.

     Para complicarlo un poco más para el redondeo a 5 centavos no suele ser factible en productos con PVP inferiores a $1, por lo que debe establecerse si o no se utilizará redondeo.

Recomendaciones Generales

Lo anteriormente expuesto nos da una idea de las tareas que es necesario realizar, a lo que yo personalmente recomiendo.
1.- Póngase en contacto a la brevedad posible con su proveedor de software.
2.- Establezca las políticas que incluirá el proceso de cálculo de la repreciación  y redondeo de los productos o servicios vendidos.
3.- El 1 de junio del 2016 realice el proceso.
4.- Luego de que se ejecute el proceso anterior, verifique de ser posible producto por producto el valor que ha sido calculado o en su defecto realice un sondeo al azar del cálculo realizado.

5.- De ser necesario realice correcciones manuales de los PVP calculados, haciendo ajustes a su criterio.

6.- Realice pruebas sobre facturación, compras, egresos, etc, verifique que los cálculos que está generando su sistema están correctos.

Recomendaciones para Usuarios de Omega

Para los usuarios de Omega, recomendamos:

1.- Ponerse en contacto con su técnico a cargo,

2.- Solicite la actualización del sistema a la versión 2016,

3.- Solicite asistencia técnica para el proceso de repreciación y redondeo.

4.- Antes de recibir los trabajos solicitados, realice todas las comprobaciones necesarias.

      Es todo, espero que todo lo expuesto sirva a nuestros clientes y en general a todas las personas que estén interesadas en este tema.

Atentamente,

MILTON CACHIPUENDO

Servysistem Online

Ibarra - Ecuador 

0986 104-104

Ecuador IVA 14%, actualización OMEGA.

Un saludo a nuestros distinguidos clientes de ServySistem, específicamente aquellos que ya se encuentran utilizando nuestro software OMEGA. La finalidad de la presente entrada es para esclarecer aspectos importantes sobre el incremento del IVA al 14% que fue aprobado por la asamblea este 12 de mayo del 2016.

       En el proyecto de ley se establece que esta tarifa debe regir al menos por un año y será vigente a partir del 1 día del mes siguiente al que se publique en el registro oficial, es decir del 1 de junio del 2016 hasta 31 de mayo del 2017.

      Con este fin, hemos procedido ha preparar una actualización del sistema por única vez sobre la versión 2016, esto quiere decir que todos los sistemas de las versiones anteriores deberán ser actualizados, el costo pueden consultar con el técnico a cargo incluirá una visita técnica en la que se hará la instalación, se importará los datos de su sistema, se actualizará reportes relacionados y se dará una garantía de 60 días.

     En adelante el software de facturación desglosara del PVP al 12% hasta el 31 de mayo, el 1 de junio del 2016 desglosará al 14% hasta el 31 de mayo del 2017 y el 1 de junio del 2017 volverá al 12% en forma automática, todos los reportes, ventanas, procesos implicados en el cálculo cambiarán automáticamente entre tarifas según dice la ley y no necesita intervención del usuario, sin embargo es necesario que el usuario vaya estableciendo los nuevos precios PVP con los que sus entidades cobrarán a sus clientes el 1 de junio. Para aquellos clientes que manejan grandes cantidades de items como son farmacias, ferreterías, papelerías y bodegas  que requieren automatización en el cambio de precios, puede solicitar ayuda a su técnico a cargo para solicitar servicio recálculo por repreciación automatizado.

     Para personas naturales o jurídicas que requieran se les ayude en la repreciación automatizada de otros sistemas que no sean Omega y que admitan la tarifa 14%, puede consultarnos, estaremos gustosos de poderlos ayudar a simplificar este proceso.

      Cabe destacar que la versión 2016 trae algunas innovaciones e incluyen campos que permitirán facturación electrónica, también incluye la actualización de contribuyentes del SRI, cerca de 10000 productos memorizados. Ahora puede abrir una factura electrónica en formato .XML, hacerle un COPY y PEGAR en el egreso y automáticamente se llenarán los campos requeridos, para la contabilidad y anexo transaccional; y muchas mejoras que hacen eficiente el uso de su software favorito.

Atentamente,


MILTON CACHIPUENDO
Servysistem Online
Ibarra - Ecuador
0986 104-104


     

Omega IceMaker, Equilibrador de Recetas para Helados

IceMaker es un módulo del ya conocido software Omega, opción para equilibrar mezclas para fabricación artesanal o industrial de helados, su objetivo es ayudar en la creación de mezclas para distintos sabores pero con similar dulzor, consistencia y textura.

     Una forma fácil de servirnos de la tecnología y ciencia para obtener mezclas perfectas mediante el equilibrio de sus componentes conforme las normas ISO.

     En la presente entrada examinaremos los aspectos importantes que permiten el uso adecuando de este módulo y usamos un ejemplo práctico que detalla todo el proceso. Una vez que el usuario haya realizado esta práctica estará en capacidad de poder realizar cualquier tipo de mezcla.

Beneficios

• Helados más ricos y consistentes,
• Ahorro, por permitir mantener a una temperatura de servicio mínima,
• Una forma rápida y económica de experimentar nuevos sabores,
•  Puede mejorar los valores nutritivos y sabores probado cantidades de ingredientes, hasta que su receta quede al gusto.

Aspectos a considerar

Tipo de Ingrediente.- Los ingredientes deben encasillarse dentro de los siguientes grupos: azucares, cacao-chocolate-café-malta, estabilizantes-aditivos, frutas frescas-secas-pastas-pulpas, agua-bebidas y lácteos-huevos-grasas. Es importante que al incluir un nuevo ingrediente, IceMaker sepa que papel desempeña dentro de la mezcla. 

Información Nutricional.- Un ingrediente tiene una gama de componentes entre ellos, proteínas, vitaminas, minerales, grasas, aminoácidos e hidratos de carbono. Dicha información puede consultarse en internet, para nuestros ejemplos usaremos www.dietas.net, puesto que publica un detalle completo de los nutrientes de una gran variedad de alimentos. Para conseguir la información que requiere IceMaker debemos reclasificar los componentes en azucares, grasas, sólidos no grasos lácteos (SNGL), otros sólidos no grasos (SNGO) y agua puesto que son los elementos relevantes en la fabricación del helado y es lo que la ISO y la INEN obliga a equilibrar.

Poder edulcorante (POD) y poder anticongelante (PAC).- Aquellos ingredientes que tienen la función de endulzar la mezcla, principalmente compuestos por hidratos de carbono simples como el azúcar, la dextrosa o la lactosa  poseen niveles o poder de endulzar (POD) y  poder de anticongelar (PAC), estos niveles deben ser equilibrados entre helados de diferentes sabores, con la finalidad de congelar o mantener a una temperatura de servicio equivalente. En el ejemplo veremos las fórmulas que se debe aplicar para calcular estos dos valores.

Calorías.- Las calorías aportadas por 100 gr de un ingrediente puede consultarse en su información nutricional y es importante cuando queremos fabricar helados light o para diabéticos. Para fabricantes que desean crear recetas con bajos niveles de azúcar, deberán seleccionar ingredientes apropiados, algunos de ellos plantean que un helado debe tener menos de 110 KCal. 

Costo.- Para conocer el rendimiento económico que producirá un mezcla también es importante conocer el costo individual de cada ingrediente, por supuesto estos valores van a cambiar de acuerdo a su situación geográfica. En IceMaker conviene revisar toda la lista de costos de ingredientes disponibles como paso previo a realizar cualquier helado.

continua.....

Teclados Lógicos Personalizados para Omega

La idea para crear un teclado lógico para Omega surgiría a partir de una de las tantas sugerencias y peticiones de nuestros clientes, desde luego una característica de nuestra empresa es atender a nuestros clientes en las necesidades que ellos creen prioritarias, por lo que ciertamente tomamos muy en serio requisitos aparentemente no indispensables y hasta a veces no viables. Técnicamente puede ser muy costoso invertir tiempo y recursos en trabajar en detalles del funcionamiento del sistema, por lo que previamente se hace un análisis de factibilidad y se acuerda con el cliente sobre su costo y tiempo de desarrollo.

    Bueno, les cuento, hace un par de años vendimos el sistema a un cliente que tiene un paradero en Cayambe dedicado a la venta de bizcochos, colas, tortillas, empanadas, en fin algunos tipos de productos de fabricación artesanal y servicio de cafetería. La necesidad de sistematizar su negocio se basó en el hecho de que cada vez hay más personas que solicitan facturas y resultaba demoroso emitir a mano, mientras otros clientes esperaban varios minutos en la cola, así que algunos de estos clientes optaban por ir al negocio de al frente. Cuando les instalamos Omega los administradores estuvieron muy contentos, pero los vendedores estaban renuentes a querer usarlo, más bien por ignorancia tecnológica que por el control que se les estaba implementando.

    Entonces fui a constatar cual era el problema y pude notar que si, era complicado atender a clientes que simultáneamente hacían pedidos de cafetería, compraban bizcochos, preguntaban sobre los  productos y en ciertos momentos llegaban 10 o más clientes que bajan de los buses y querían que les atiendan en ese instante. Obviamente mi primera solución pensé, incrementar otro computador para facturar desde dos terminales y ofrecer varias horas de entrenamiento a los cajeros para que se adiestren en el manejo del sistema. Resulta que cuando le plantee al administrador se negó a comprar otro equipo y textualmente me dijo: "quiero algo tan rápido como presionar una tecla, inventa algo nuevo que nos sirva".

     Con esta consigna y viendo la frustración de mi cliente me retire a pensar. Tras varios días de darle la vuelta al problema, se me ocurrió programar atajos en el teclado y asignar un producto a una tecla, luego de hacer las pruebas del caso, resultó que esta sencilla implementación permitió simplificar el proceso de facturación reduciendo el tiempo a menos de la mitad, nos olvidarnos de los códigos de productos y de las búsquedas. Cuando le presente la solución al administrador, le pareció bien, tomó la chequera y me dijo cuanto es.

     Bien, esta historia terminaría mucho mejor, porque en el lapso de un año posterior a lo contado hicimos varias presentaciones con este teclado y los probables clientes se vieron admirados de la facilidad con la que se podía facturar, muchos de ellos que aún no cuadraban con la era tecnológica compraron en el mismo instante de la presentación, en estos momentos estamos comercializando este producto y se han vendido mucho más de lo esperado.

      Bueno, como que la historia estuvo muy larga, les presento el teclado lógico para Omega, en la figura siguiente se ve la personalización para una hostal, incluyen ítems de cafetería y restaurante. Los ítems se activan con la tecla ALT y los comandos con la tecla CONTROL, los diseños se realizaron con PhotoShop y sobre el diseño se reviste con una capa de resina para que sea durable.

     De preferencia hay que buscar un solo tipo de teclado, algunos que tienen curvas no son útiles, no es aplicable a teclados de caucho, es mejor que las teclas sean grandes para que se pueda visualizar claramente los ítems (productos), la cantidad de ítems o sub-menús se reduce al número de teclas programables, es decir 50. Este teclado se optimiza mejor, en ítems que no tienen código de barras como en restaurantes, kioskos, papelerías, bares, hoteles.

     Este teclado esta disponible para nuestros clientes en todo el Ecuador, pero se requiere de la versión 2014 o 2015 de Omega, puede solicitar demostraciones sin costo desde cualquier ciudad del país, estaremos gustosos de poderles atender.

     

Atentamente


MILTON CACHIPUENDO
ServySistem Online
Ibarra - Ecuador
0986 104-104

OMEGA para PYMES, Facturación con Punto de Venta (POS)

Continuando con la arquitectura implementada en OMEGA JAAPs, tengo a bien presentar la versión administrativa para sistematizar Pequeñas y Medianas Empresas PYMES. El lanzamiento comercial de este producto se remonta a agosto del 2013 y durante este período se ha ido transformando en un software con las siguientes características: potente, rápido, seguro, eficiente, fácil de manejar-administrar y del gusto del cliente.

     Este software está siendo distribuido en todo el norte del Ecuador y ha sido totalmente probado en los siguientes tipos de negocios o empresas: restaurantes, hoteles, micro-mercados, ferreterías, panaderías, kioscos, papelerías, almacenes de electrodomésticos y almacenes de artículos deportivos. Básicamente se ha potenciado el módulo de inventarios y facturación para ponerlo al estado del arte tecnológico.
      Los términos que aplica a OMEGA es simplicidad e innovación, una de las cosas que verá en nuestro sistema es rapidez a lo hora de realizar operaciones como facturar, ingresar a bodega, generar un egreso o hacer la contabilidad. Otra cosa que podrá ver es que no se parece a los sistemas convencionales a los que muchos usuarios están familiarizados.

     OMEGA ha diseñado ventanas que permiten utilizar pantallas Touch Screen para cualquier modelo que lo requiera, se innovó el proceso de entrada de datos mediante el teclado lógico que permite relacionar una tecla a ítems de inventarios (similar a una caja registradora) para una entrada mucho más rápida que código de barras. En un muestreo sobre la velocidad de emisión de facturas en empresas de comida rápida cada cliente podía ser atendido a razón de 20 a 40 segundos en las tareas de tomar el pedido, ingresar datos del cliente, imprimir la factura y dar el cambio, seguramente se preguntarán como se pudo lograr esto, seguidamente detallaré como técnicamente Omega puede lograrlo.

      Sin más preámbulo examinemos la ventana de facturación de OMEGA.

Ingreso de Datos .- El recuadro en color blanco es la interface de ingreso de datos, por ejemplo para vender 6 pitzzas, el usuario con pantalla touch, presiona los botones SANDUCHES6*Pizza (5 segs); usando el teclado lógico debe digitar las teclas teclas 6*P (3 segs); usando el teclado convencional debe digitar  6*145 (4 segs) donde 145 es el código del item; si no recuerda el código podría digitar 6*Pizza (8 segs) y verá una ventana con las coincidencias de la palabra Pizza para seleccionar. Para registrar la Gaseosa Fanta puede utilizar el lector de código de barras (4 segs); para ingresar el monto recibido digite +15 (3 segs);  finalmente presione el botón F3 o la tecla F3 y imprimirá la factura consumidor final (5 segs). Como podrá observar el proceso se ejecutaría entre 15 y 20 segundos.

Para Facturar con datos del cliente solamente debe digitar el RUC así **1710649979001 (5 segs),  los datos del cliente se desplegarán en el recuadro cliente, OMEGA incluye una base de datos de identificaciones con cerca de 5 millones de entidades, empresas y personas comercialmente activas que representa el 95% de probables clientes que llegarán a su negocio, con lo que mayormente no tendrá que solicitar ni llenar datos, estos ya están disponibles.

Pantalla Touch.- La ventana de facturación denota secciones de botones apropiadamente dispuestos para una rápida digitación. La barra de comandos de la parte superior le permite ejecutar operaciones como imprimir, abrir, cerrar o anular facturas; también dispone de un teclado numérico para un ingreso rápido de datos como se hace en un teclado numérico común y corriente; podemos también ver los datos del cliente actual, a la derecha se muestran los grandes grupos de ítems que se han establecido y debajo el detalle de cada uno de ellos. También se ve una lista donde visualiza la lista completa de ítems que están ingresados al momento y finalmente un área donde se totaliza la factura. La ventana se autoajusta de acuerdo al tamaño y resolución de la pantalla, permite sin problemas trabajar en pantallas desde 15", 600*800 pixels.

Protocolo de entrada.- Para otras operaciones como crédito, tipo de precios, descuentos, cargos, anular, etc, el sistema dispone de un protocolo de entrada de comandos como *-, *+, *--, *++, *+-, que permiten de una manera rápida ejecutar tareas diarias del cajero, por ejemplo: para incluir un descuento a toda la factura del 5%, puede digitar *--5; si quiere hacer el descuento a un solo ítem seleccionelo y digite *-5, para redondear una factura que totaliza 15.20 a 15.00 digite *+-15. Así puede utilizar una lista larga de comandos disponibles acorde a las necesidades del usuario.

Bases de Datos Acopladas.- OMEGA, trae consigo acopladas bases de datos públicas de SRI, IESS , TSE, que ayudan a la identificación de entidades y personas que interactúan con el sistema evitando totalmente los errores de digitación. También tiene un registro de decenas de miles de productos registrados con código de barras EAN, que reducen a la mitad el tiempo requerido en la digitación de datos a la hora de hacer la toma física o el registro de nuevos productos.

    Actualmente estamos por lanzar la versión para facturación electrónica Ecuador, permitirá un ahorro significativo en recursos y amigable con el medio ambiente.

      En una próxima entrega, les mostraré aspectos técnicos de como inventariar la  materia prima en base a las ventas de productos terminados en forma automática y también sobre como se logró crear el teclado lógico OMEGA.

Atentamente

MILTON CACHIPUENDO

ServySistem Online

Ibarra - Ecuador

0986 104-104

Modelo de Factura desprendible, para JAAPs

Desde el advenimiento de la era de informática se han innovado importantes avances tecnológicos que podemos utilizar para hacer más fácil y rápidos nuestros procesos de facturación. En la actualidad se está difundiendo más y más la utilización de impresoras de inyección a tinta, cuyos costos se abaratan totalmente con los sistemas de alimentación continua (modelos con tanques). En congruencia con estos adelantos, OMEGA propone un modelo de facturación visiblemente superior a los sistemas de impresión de matríz  de puntos, como se hace con las populares impresoras  LX-300.

                En este modelo de factura desprendible la parte derecha es el original para el usuario y la parte izquierda es  la copia para archivo de la Junta. Como podemos ver la calidad de impresión incluye:  una estadística gráfica de los últimos seis meses de consumo,  colores degradados típicos en los diseño de generación actual, tipos de letras de diferentes tamaños y un detalle completo de  la información más relevante de la facturación. La factura es pre-impresa con todos los requisitos que actualmente obliga el SRI.

También no está por demás decir que se ahorra papel un mínimo de 50% que cuando se utiliza copias con papel químico y la velocidad de impresión superior en un 35%.

Omega también piensa en el planeta. Nuestro objetivo para el 2015 es facturación electrónica (cero papel).